Những người có thông tin liên quan sẽ đưa ra những quyết định liên quan, nhờ thế giảm được sự quá tải khi phân cấp.
Xu hướng áp dụng mô hình tổ chức “phẳng” đang dần thâm nhập vào một số công ty lớn nhất trên thế giới. Elon Musk, CEO của Tesla, đã nói với các nhân viên về chính sách truyền thông ở công ty này như sau:
Loại bỏ quản lý tầm trung để giảm chi phí và dễ dàng trong quản lý.
Bất kỳ ai ở Tesla cũng có thể và nên gửi email/nói chuyện với người khác về những gì họ nghĩ, và đó là cách nhanh nhất để giải quyết một vấn đề nhằm mục đích có lợi cho toàn thể công ty.
Bạn có thể thấy cơ chế này phổ biến hơn trong một tổ chức vừa và nhỏ. Nhưng với những công ty lớn hơn, người ta cần phải đầu tư rất nhiều vào quá trình chuyển hóa, và điều đó khiến cho cấu trúc “phẳng” trở nên thiếu thực tế.
Tại Zappos, CEO Tony Hsieh đã đẩy hình thức này lên một mức độ cao hơn, và áp dụng các nguyên tắc phi lãnh đạo (tức mô hình quản trị không cần nhà lãnh đạo. Theo đó, nhân viên sẽ không chịu sự chỉ đạo về cách làm việc từ chủ doanh nghiệp, mà sẽ tự quyết định cần phải làm gì để công việc đạt hiệu quả tốt nhất).
Chưa dừng lại ở đó, Gary Hamel – một học giả và chuyên gia tư vấn nổi tiếng – còn khuyên rằng nên loại bỏ mọi nhà quản lý, vì ông khẳng định rằng họ là bộ phận ít hiệu quả nhất trong một tổ chức.
Tại sao cơ chế vận hành này lại hấp dẫn đến vậy?
Khi nỗ lực phản ứng nhanh với các thử thách và cơ hội mới, các tổ chức phẳng hơn sẽ rút ngắn được hệ thống cấp bậc, nhờ đó làm tăng khả năng giao tiếp giữa các nhân viên và ban quản trị.
2 nhà nghiên cứu Raaj Sah và Joseph Stieglitz còn cho rằng mô hình tổ chức truyền thống nhiều cấp bậc tạo ra nhiều vấn đề như: loại bỏ các dự án tốt mà không có lý do. Số cấp bậc ra quyết định càng nhiều, thì khả năng một dự án tốt bị loại bỏ càng cao.
Giảm bớt các cấp bậc trong tổ chức cũng làm tăng tốc độ ra quyết định và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Một nghiên cứu thực hiện với 300 nhà quản lý từ khắp nơi trên thế giới còn cho thấy số lượng cấp bậc càng nhiều thì thời gian đưa sản phẩm và dịch vụ mới đến khách hàng càng lâu.
Ngoài các mối quan hệ trong văn phòng, các tổ chức phẳng còn năng động hơn và tốn ít chi phí hơn để vận hành. Những lợi ích này cũng tương tự như những gì mà các tổ chức đạt được nhờ thuê ngoài, vì đều không phải đầu tư vào các nguồn lực.
Không phải cứ muốn là “phẳng”
Cấu trúc của các tổ chức cũng gặp phải nhiều rào cản. Các nhà quản lý cũng ngại ngần khi chuyển sang áp dụng cấu trúc phẳng vì sợ rằng mình có thể bị mất việc.
Cấu trúc phẳng cũng có thể dẫn đến trách nhiệm giải trình bị suy giảm vì mỗi nhân viên giờ đây có nhiều hơn một cấp trên. Nếu việc giao tiếp giữa nhân viên và quản lý không được tổ chức tốt, điều đó có thể làm rối các nhân viên điều hành cấp cao.
Một rào cản khác là khối lượng thời gian, nguồn lực và đầu tư đáng kể cần có đối với một tổ chức lớn để chuyển đổi sang một cấu trúc phẳng hơn.
Trên thực tế, quá trình trở nên phẳng hơn của các tổ chức chủ yếu tập trung vào tính cơ động. Cơ động tức là khả năng nhanh chóng thiết lập lại chiến lược, cơ cấu, quy trình, con người và công nghệ để có được lợi ích cao nhất. Một trong các thành tố chủ chốt chính là một tổ chức phẳng.
Theo một nghiên cứu mới đây của McKinsey, khoảng 70% số người được hỏi cho rằng công ty của họ đã bắt đầu quá trình chuyển đổi. Các ví dụ này bao gồm Google, Netflix, Spotify, tập đoàn tài chính ING và gần đây là ANZ.
Đan Như (tổng hợp)